働き方を見直すため、ローインフォメーションダイエットを実践していました。
その中でも、最も効果があったのがメール返信を減らすことです。
以前の僕は毎日メールをチェックしていました。
しかし、今は週３回程度に減らしています。
メール返信を減らすと仕事の進みが遅くなるのではないか？など心配もありました。
けれど、やってみると仕事のパフォーマンスはほとんど変わりません。
仕事のことを全く気にしないで生活できる日ができて、プライベートを十分楽しむこともできるようになりました。
目次
メールに縛られた生活
これまでメールを毎日返すことって当たり前だと思っていました。
メッセージが多いときは、返信に２、３時間かかることもあります。
返信だけで午前中が潰れてしまうことも。
しかも、メールを処理するだけでなんとなく仕事をした気になってしまう。
実際には、受けた情報を返すだけなので、あまり生産的な仕事ではありません。
もっと良い方法がないかな？と考えていました。
毎日仕事が頭から離れない
メールを毎日返信する習慣になっていると、１日メールが返せないのがストレスに。
彼女と遊ぶ日は、デートが終わったら速攻メールをチェックしました。
インフルエンザで寝込んでいても、
「どうやって返信が遅れることをワーカ様に伝えるか？」
を考えていました。
病み上がりの状態で、溜まった仕事を片付けていったのは良い思い出です。
しかし、同じことはやりたくありません。
仕事もこれまで通りやりながら、プライベートも充実させるために実践したのがメールの回数を減らすアイデアでした。
メール返信を減らすためにしたこと
具体的に僕がしたことは、
・メール返信スケジュールを決める
・スケジュールをワーカー様と共有する
・メールの定期購読を解除する
メール返信スケジュールを決める
自分でメールをチェックする日を決めました。
現在のパフォーマンスは維持していきたいので、月、水、金の週３回にしました。
平日に予定がある日は、前後をメール返信日にしています。
スケジュールをワーカー様と共有する
一緒に仕事をしていただいている方に向けて、メール返信スケジュールを共有しました。
僕がメールを返す日を決めておくと、相手もスケジュールが組みやすいのでは？
メールの定期購読を解除する
２〜３日分のメールをまとめてチェックすることになります。
あまりに多くのメールがきたら、大切なメッセージを見落としてしまうかもしれません。
なのでこの機会に受信ボックスを整理しました。
メールボックスには、企業からの定期メールが大量に送られています。
１年以上全く開いていないものもあります。
読むつもりもないし、読んでもアウトプットに結びつかないものはこの機会に購読解除しました。
メール返信を減らした効果は？
メール返信を減らすと、生活が一気に楽になりました。
具体的に気づいたことは以下のポイントです。
・パフォーマンスはそのまま
・返信日はメール処理が大変
・メッセージがかなり丁寧になった
・ネットサーフィン、SNSの時間が減った
・仕事のことを全く考えない日ができた
パフォーマンスはそのまま
メール返信を毎日から、週３に減らすくらいならパフォーマンスは全然変わりません。
パフォーマンスはクラウドソーシングで納品してもらった記事数で見ています。
毎日ちょこちょこ返信するか？
数日に１回まとめて返信するか？
の違いだけですので、返信数の絶対量が変わらなかったからだと思います。
返信日はメール処理が大変
まとめてメール処理することになるので、週明けに納品がかぶると検収がかなり大変になることも。
最低半日はかかります。
これはデメリットですが、他の日をメールから解放するために仕方ないかなと思いました。
メッセージがかなり丁寧になった
メール返信回数を減らす代わりに、「メール返信の精度」を高めることでカバーしようとしました。
精度を高めるとは、１回のメールで指示を完結させることです。
「どういう理由で何をしてほしいのか？」
「作業の手順は？」
などを具体的に記述することで、ワーカー様がスムーズに作業に進んでいただくようにします。
代わりにメッセージ１つあたりの文章がかなり長くなったような。
・要点を完結にまとめる
・読み手の思考にそった順番で説明していく
・想定される疑問点の回答を先回りして載せておく
この辺りは、ウェブコンテンツ作成と通じるものがありますね。
ネットサーフィン・SNSの時間が減った
僕が時間を無駄にするパターンとして、
メールチェック
↓
SNSチェック
↓
ネットサーフィン
↓
無限ループ
という流れがありました。
大して頭を使わない仕事は、惰性で作業してしまいがちです。
そのため、そのままダラダラ別のことへ流れてしまいます。
なので、メール返信しない日はダラダラする時間が減った感じがしました。
仕事のことを全く考えない日ができた
これが一番の成果です。
メールから解放される＝仕事の自由
じゃないかと思ったくらい。
仕事とプライベートの切り替えがしっかりできるようになりました。
これまでは周りのペースに振り回されていたともいえます。
自分のペースで、時間、場所、収入をコントロールできるようになる。
これが最終ゴールかなと思いました。
時間あたりの生産性を高める
今回のメール返信回数を減らす”実験”をしてみて、時間に頼らない仕事のやり方に気づきました。
そういうやり方があるのは知っていましたが、自分で体感できたのは初めてです。
時間をかけてゴリゴリ仕事をすれば成果は出やすいでしょう。
けれど、ある程度成果が出た段階で、自分の使い方を見直せば、もっと少ない時間で同じ成果が出せるかもしれません。
浮いた時間で新しいことを始めてみたり、プライベートを充実させることもできます。
ノーメール返信デーは効果がかなり大きいと思います。
時間をもっと有効に活用したいなら、ぜひ参考までに。
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